Hastane Otomasyon Sistemi Seçim Formu: 24 Maddelik Denetim

Hastane otomasyon sistemi, bir sağlık kurumunun hasta kaydı, randevu, tedavi süreci, faturalama ve raporlama işlemlerini tek yapı altında yöneten yazılımdır. Klinik ölçeğinde aynı işi gören yapılara genellikle klinik otomasyonu veya klinik yazılımı deniyor.

Bu form, mevcut sisteminizi denetlemek veya yeni bir sistem seçerken teklifleri karşılaştırmak için hazırlandı. Beş başlık altında 24 madde var.

Kritik uyarı baştan: çoğu hastane otomasyon sistemi tedavi sürecini yönetir, tedavi öncesi talep sürecini değil. Bu iki ihtiyaç farklıdır ve karıştırıldığında pazarlama tarafı ölçülemez hale gelir. Sağlık kurumları için hastane otomasyon sistemi ve talep yönetimi altyapısı kuran ProjeMED'in saha denetimlerinde en sık rastladığı sorun budur.

A. Temel işlevler

☐ A1. Hasta kaydı, randevu ve tedavi süreci tek kayıt üzerinde ilerliyor

☐ A2. Birden çok lokasyon tek sistemde yönetilebiliyor

☐ A3. Branş ve hekim bazlı takvim yönetimi var

☐ A4. Faturalama ve ödeme takibi entegre

☐ A5. Randevu hatırlatma otomasyonu var

B. Talep akışı (en çok atlanan başlık)

☐ B1. Web formu doğrudan sisteme akıyor

☐ B2. Mesajlaşma uygulamalarından gelen talepler kayda geçiyor

☐ B3. Sosyal medya mesaj kutusu sisteme bağlı

☐ B4. Telefonla gelen talep kayıt altına alınıyor

☐ B5. Aynı hastanın farklı kanallardan açtığı kayıtlar birleştirilebiliyor

☐ B6. İlk yanıt süresi otomatik ölçülüyor

☐ B7. Yanıtlanmamış mesaj oranı raporlanabiliyor

> B4 işaretlenmiyorsa en yüksek niyetli kanal ölçüm dışında kalıyor demektir.

> B6 ve B7 olmadan hasta kazanım maliyeti hesaplanamaz.

C. Entegrasyon

☐ C1. Web sitesi form ve randevu modülüyle bağlantılı

☐ C2. Santral entegrasyonu mevcut

☐ C3. Reklam platformlarına dönüşüm bildirimi yapılabiliyor

☐ C4. Muhasebe ve ön muhasebe sistemiyle konuşuyor

☐ C5. Laboratuvar ve görüntüleme sistemleriyle veri alışverişi var

☐ C6. Dışarıya veri aktarımı (API veya export) açık

Entegrasyon tarafında C3 özellikle önemli: reklam platformuna form değil, nitelikli lead veya gerçekleşen randevu bildirildiğinde kampanya optimizasyonu doğru sinyalle çalışır.

D. Raporlama

☐ D1. Kanal bazlı lead ve nitelikli lead sayısı alınabiliyor

☐ D2. Tedavi bazlı dönüşüm oranı raporlanıyor

☐ D3. Kohort takibi mümkün (belirli ayda gelen talebin sonraki aylarda randevuya dönüşü)

☐ D4. Dil ve ülke kırılımı var

☐ D5. Ham veri dışa aktarılabiliyor

> D3 sağlık turizminde zorunlu. İlk temasla randevu arasında haftalar geçtiğinden, aynı ay içinde gelen lead ile kapanan randevu aynı hastaları temsil etmiyor.

E. Veri güvenliği ve uyum

☐ E1. Erişim yetkileri rol bazlı tanımlı

☐ E2. Kayıt ve erişim logları tutuluyor

☐ E3. Saklama süreleri ve silme prosedürü tanımlı

☐ E4. Aydınlatma metni ve açık rıza akışı sistemde

☐ E5. Veri işleyen sözleşmesi imzalı

☐ E6. Yedekleme ve geri dönüş prosedürü test edilmiş

Hasta verisi sağlık bilgisi içerdiğinde özel nitelikli veri kapsamına girebilir. Güncel çerçeve için Kişisel Verileri Koruma Kurumu yayınları esas alınır.

Tedarikçiye sorulacak beş soru

1. Sistemde bir yılda kaç sürüm çıkıyor, güncellemeler nasıl duyuruluyor?

2. Sözleşme sonlandığında verilerimizi hangi formatta alabiliriz?

3. Kurulum süresi ne kadar, eğitim kime veriliyor?

4. Destek yanıt süresi taahhüdü nedir?

5. Talep akışı (B grubu) için ek modül mü gerekiyor, dahil mi?

Beşinci soru teklif karşılaştırmasında en çok sürpriz çıkaran madde. Birçok sistemde talep yönetimi ayrı lisanslanıyor.

Önceliklendirme

İşaretlenmeyen maddeleri aynı anda ele almayın.

Trendyol Süper Lig 2026-27: Şampiyonluğu Belirleyecek Kritik Maçlar

İçeriği Görüntüle

E grubunun başa alınması bilinçli. Diğer eksikler verimlilik kaybı üretir, E grubu eksikleri yaptırım riski üretir.

Yeni hastane otomasyon sistemi mi, mevcut sistemin üzerine katman mı?

Çoğu kurumda A grubu zaten çalışıyor; eksik olan B, C ve D gruplarında yoğunlaşıyor.

Bu durumda tüm sistemi değiştirmek yerine, mevcut otomasyonun üzerine talep yönetimi ve raporlama katmanı eklemek daha hızlı ve düşük riskli sonuç veriyor. Geçiş kararı, A grubunda üçten fazla madde işaretlenmiyorsa gündeme gelmeli.

Avrupa Diş'te karşılaşılan sorun doğrudan B grubuna denk geliyordu: farklı kanallardan gelen talepler birbirinden kopuk yönetiliyor, bir kısmı takip edilemeden kayboluyordu. Tüm kanallar talep yönetimi yazılımı MeduCRM üzerinde birleştirildi ve talepler satış ekibine otomatik atanmaya başladı. Sonuçta yanıt süreleri kısaldı, kaybolan talep azaldı. Orion Surgery Center'da da talepler aynı yaklaşımla tek platformda toplandı.

Formu doldururken sık çıkan üç soru

Formu kurum içi ekip doldurabilir mi?

A, B ve C gruplarını doldurabilir. D ve E grupları genellikle dış bakış ya da tedarikçiden bilgi gerektirir.

Kaç maddenin karşılanması yeterli?

Hedef tamamı. Asgari eşik, E ve B gruplarının kapatılmasıdır; bunlar olmadan diğer çalışmalar ölçülemez.

Mevcut sistemi değiştirmeden ilerlenebilir mi?

Çoğu kurumda evet. A grubu zaten çalışıyorsa, eksikler B ve D gruplarında yoğunlaşıyor demektir; üzerine katman eklemek yeterli olabilir.

Form, 2014'te kurulan sağlık pazarlama ajansı ProjeMED'in hastane ve klinik projelerindeki sistem denetimlerinde tekrar eden bulgulardan derlenmiştir. Kurum büyüklüğüne göre kısaltılabilir.