Tıbbi kayıtlar, hastaların sağlık geçmişini ve uygulanan tedavileri gösteren hayati belgelerdir. Bu kayıtlar sadece sağlık hizmetinin sürekliliği ve kalitesi için değil, aynı zamanda hasta haklarının korunması ve olası hukuki süreçlerde delil olması açısından da büyük önem taşır. Türkiye’de Sağlık Bakanlığı başta olmak üzere çeşitli resmi düzenlemeler, tıbbi kayıtların nasıl tutulacağını ve ne kadar süreyle saklanacağını belirlemiştir. Bu yazıda güncel mevzuata göre tıbbi kayıtların saklama sürelerini ve sağlık kurumlarında bu konuda sık yapılan hataları sade bir dille ele alıyoruz.
Mevzuata Göre Kayıt Saklama Süreleri
Türkiye’de tıbbi kayıtların saklama süreleri farklı yasal düzenlemelerde tanımlanmıştır. Genel olarak sağlık kurumları, hasta kayıtlarını yıllarca saklamakla yükümlüdür. Öne çıkan bazı kayıt türleri ve saklama süreleri şöyle:
- Hasta dosyaları (epikrizler, ameliyat notları vb.): Özel hastanelerde tutulan hasta dosyalarının en az 20 yıl saklanması yasal bir zorunluluktur. Kamu ve üniversite hastanelerinde ise arşiv mevzuatı gereği birçok önemli tıbbi kayıt 50 yıl, 100 yıl gibi çok daha uzun sürelerle korunabilmektedir. Örneğin bazı üniversite hastanelerinde hasta dosyaları ve ameliyat defterleri 100 yıl boyunca saklanır.
- Laboratuvar sonuçları ve klinik defterler: Laboratuvar tetkik defterleri, yoğun bakım ve acil servis kayıt defterleri gibi dokümanlar genellikle 10 yıl süreyle arşivlenir. Daha kısa süreli tutulması öngörülen kayıtlar da vardır: Örneğin enjeksiyon kayıt defteri 2 yıl, psikolojik görüşme kartları 5 yıl saklanabilir. Buna karşın patoloji raporları gibi kritik kayıtların 50 yıl saklanması gerekebilmektedir.
- Radyoloji görüntüleri ve raporları: İlgili özel kanun uyarınca röntgen filmleri, MR/BT gibi radyolojik kayıtların en az 3 yıl muhafaza edilmesi gerekmektedir. Birçok kurum, hasta takibi açısından radyoloji görüntülerini daha uzun süre saklamayı tercih etmektedir.
- Acil çağrı (112) ses kayıtları: Acil Sağlık Hizmetleri Yönetmeliği’ne göre ambulans ve acil çağrı merkezlerindeki ses kayıtları 3 ay süreyle saklanır; bu süre sonunda herhangi bir şikayet başvurusu olmazsa kayıt silinir.
- Adli vakalara ait kayıtlar: Adli bir olaya veya davaya konu olabilecek tüm tahlil sonuçları, raporlar ve hasta dosyaları en az 20 yıl boyunca arşivde tutulmak zorundadır. Bu uzun süre, ileride mahkemeye intikal edebilecek durumlar için delil niteliğindeki belgelerin korunmasını sağlar.
- Diğer özel durumlar: Bazı sağlık alanlarında farklı saklama süreleri vardır. Örneğin diş kliniklerinde tutulan hasta kayıtları için ilgili yönetmelikte saklama süresi 2 yıl olarak belirtilmiştir. Yine tüp bebek kayıt defterleri, radyoterapi dosyaları gibi özel kayıtlar için 50 yıl ya da süresiz saklama gibi kurallar mevcuttur. Mevzuatın dağınık olması nedeniyle, her kuruluş kendi alanına giren kayıt türleri için geçerli olan süreleri ilgili yönetmelik ve genelgelerden takip etmelidir.
Sık Yapılan Hatalar
Tıbbi kayıt tutma ve saklama konusunda sağlık kurumlarında maalesef çeşitli hatalar yapılabilmektedir. Bu hataların farkında olmak ve önlem almak, hem yasal uyum hem de hasta güvenliği açısından önemlidir:
- Kayıtları erken imha etme: Bazı kurumlar yasal saklama süresi dolmadan hasta kayıtlarını imha edebiliyor veya dijital kayıtları silebiliyor. Örneğin 10 yıl geçmiş bir dosyanın yok edilmesi, halbuki mevzuatın 20 yıl saklama şartını öngördüğü durumlarda ciddi hukuki sorunlara yol açabilir. Saklama süresi dolmadan kayıtları imha etmek, olası bir malpraktis davasında veya denetimde elde tutulması gereken kanıtların kaybı anlamına gelir.
- Eksik veya düzensiz kayıt tutma: Hasta dosyasında yapılan işlemlerin tam yazılmaması, önemli bilgilerin atlanması ya da el yazısıyla alınan notların okunaksız olması çok yaygın bir hatadır. “Yazmadıysanız yapmadınız” sözü boşuna söylenmemiştir – eksik veya özensiz tutulan kayıtlar, tıbbi bakımın devamlılığını zorlaştırdığı gibi, bir uyuşmazlık durumunda sağlık personelinin kendini savunmasını da güçleştirir. Ayrıca “yazmazsanız unutursunuz” gerçeği de göz önüne alındığında, düzgün kayıt tutmamak tedavi ekibinin hafızasına da güvenilmez bir yük bindirir.
- Dijital arşiv güvenliğinin ihmal edilmesi: Günümüzde pek çok kayıt dijital ortamda tutuluyor. Ancak güçlü şifreleme, düzenli yedekleme ve erişim kontrolü gibi güvenlik önlemlerinin alınmaması durumunda hasta verileri ciddi risk altına girebilir. Örneğin arşiv sisteminin yedeklenmemesi, bir sistem çökmesi halinde yılların tıbbi verisinin kaybına yol açabilir. Yetkisiz erişime karşı önlem alınmaması ise hasta mahremiyetinin ihlali anlamına gelir. Kişisel Verilerin Korunması Kanunu (KVKK) uyarınca sağlık verileri gibi özel nitelikli verilerin güvenliği sağlanmalı ve sadece işlem amacı için gerekli süre kadar saklanmalıdır. Aksi takdirde kurumlar hem hastaların güvenini zedeleyebilir hem de idari cezalarla karşılaşabilir.
- Saklama süresi dolan verilerin uygun şekilde imha edilmemesi: Bir başka hata, yasal saklama süresi biten kayıtların arşivde tutulmaya devam etmesi veya imha edilirken yanlış yöntemlerin kullanılmasıdır. Süresi dolmuş ve artık tutulma amacı kalmayan veriler, KVKK gereği silinmeli veya anonim hale getirilmelidir. Örneğin kağıt kayıtlar imha edilirken standartlara uygun şekilde parçalanıp yok edilmezse, içerdiği hassas bilgiler kötü niyetli kişilerin eline geçebilir. Gereğinden uzun süre arşivde tutulan eski kayıtlar da hem fiziki/dijital alan israfına hem de gereksiz yere olası veri ihlallerine davetiye çıkarır.
Sonuç
Kısacası, tıbbi kayıtların doğru şekilde tutulması ve mevzuata uygun sürelerle saklanması sağlık kuruluşları için hem yasal bir yükümlülük hem de iyi bir sağlık hizmeti sunumunun vazgeçilmez parçasıdır. Sağlık çalışanları ve yöneticileri, güncel düzenlemeleri takip ederek hangi kayıtların ne kadar süre saklanması gerektiğini bilmelidir. Ayrıca kayıt tutma süreçlerinde yapılan yaygın hatalardan kaçınarak hem hastaların haklarını koruyabilir hem de olası denetim ve davalara karşı kurumu güvenceye alabilirler. Unutmayalım: Düzgün ve güvenli arşivlenen her tıbbi kayıt, daha iyi hasta bakımı ve daha güçlü bir hukuki koruma demektir. Bu noktada sağlık kurumlarının hukuki sorumlulukları hakkında daha fazla bilgi için sağlık hukuku avukatı sayfamızı inceleyebilirsiniz.
