Devlet memuriyetine giren her kişi için bir özlük dosyası tutulması zorunlu olup, tutulan bu özlük dosyaları ilgili memurlar hakkında verilecek bazı kararlar ve yapılacak işlemler bakımından önem taşımaktadır.
657 sayılı Devlet Memurları Kanunu, her memur için bir özlük dosyası tutulması gereğine hükmederken, bu dosyada yer alması gereken belgelerden bazılarını da saymıştır.
Özlük dosyası ve önemi
Her memur hakkında özlük dosyası tutulur. Bu dosyaya, memuriyete girişten itibaren memuriyetten ayrılıncaya kadar geçecek sürede çeşitli bilgi ve belgeler konulur.
Özlük dosyasında yer alan bilgi ve belgeler, memurların başarı, yeterlik ve ehliyetlerinin tespitinde; kademe ilerlemesi ve derece yükselmelerinde; naklen atanmalarında, yer değiştirmelerinde, emekliye ayrılmalarında veya hizmetle ilişkilerinin kesilmesinde göz önünde bulundurulur.
Özlük dosyasında yer alan belgeler
Memurun özlük dosyasında aşağıdaki bilgi ve belgeler yer alır:
**Atama belgeleri: Devlet memurluğuna ilk defa ve yeniden atanmaya ilişkin belgeler; naklen atamaya ilişkin belgeler; adaylık ve asli memurluğa atanmaya ilişkin belgeler; yemin belgesi.
**Eğitim belgeleri: Memurun öğrenim durumunu ve bildiği yabancı diller ile derecesini gösteren belgeler; yaptığı lisansüstü eğitim, staj ve incelemelere ilişkin belgeler; katıldığı her türlü eğitim faaliyetine ilişkin belgeler; kendisine ait yayın ve eserlere ilişkin bilgiler.
**İzin belgeleri: Memurun kullandığı her türlü izinlere ilişkin belgeler.
**İlerleme ve yer değiştirme belgeleri: Memurun kademe ilerlemelerine ve derece yükselmelerine ilişkin belgeler; sınıf, yer, unvan ve görev değişiklikleri ile ilgili belgeler; geçici görevlendirilmelerine ilişkin belgeler.
**Disiplin belgeleri: Memur hakkında yürütülen disiplin soruşturmalarına ilişkin belgeler; verilen ve uygulanan disiplin cezalarına ilişkin belgeler; memur hakkında verilen mahkeme kararları; görevden uzaklaştırmaya ilişkin belgeler; hakkındaki inceleme, soruşturma ve denetim raporları.
**Başarı belgeleri: Memurun aldığı ödül, başarı ve üstün başarı belgelerine ilişkin bilgi ve belgeler.
**Bildirimler: Memur tarafından verilen mal bildirimleri ile bakmakla yükümlü olduğu kişilere ilişkin yaptığı bildirimler.
**Diğer bilgi ve belgeler: Sendika üyeliğine ilişkin belgeler; mecburi hizmet yükümlülüğüne ilişkin belgeler; varsa engellilik durumuna ilişkin belgeler; emeklilik durumuna ilişkin belgeler; erkek memurun askerlik durumuna ilişkin belgeler; kurumlar tarafından gerekli görülmesi halinde memurun mali haklarına ilişkin belgeler.
Özlük dosyasının tutulması ve muhafazası
Memurların özlük dosyalarının itina ile doğru ve tarafsız bir şekilde tutulmasından kurumların personel birimleri sorumludur.
Özlük dosyalarının tutulması ve muhafazasında özel hayatın gizliliği ilkesine riayet edilir.
Özlük dosyasının içeriği hakkında, soruşturma ve kovuşturmaya yetkili merciler dışında hiç kimseye açıklama yapılmaması ve bilgi verilmemesi gerekir.
İlgili memurun rızası olmaksızın özlük dosyasındaki bilgiler ve kayıtlar esas alınarak kişi hakkında yayında bulunulamaz.
Öte yandan, kurum ve kuruluşların, memurların özlük dosyasında yer alan bilgilerden istihdam politikalarının tespiti ve uygulanması bakımından gerekli gördüklerini, merkez teşkilatlarında elektronik ortamda tutması mümkün olabilmektedir.
Devlet memuriyetinin herhangi bir sebeple sona ermesi halinde, memurun görev yaptığı son kurum tarafından özlük dosyası saklanır.
Bu yazıya ait tüm haklar Memurunyeri.com'a aittir
