Özel sektörde faaliyet gösteren şirketler, kamu kurumları veya sivil toplum kuruluşlarının hepsini bir organizasyon olarak ele aldığımızda, bunların başarısının iyi yönetimle birlikte iyi bir organizasyon yapısı ile mümkün olduğunu rahatlıkla söyleyebiliriz.
Ancak bazı durumlarda bu yapılarda işlerin aksadığını, her alanda sorunların ortaya çıktığını, hem çalışanların hem de müşterilerin şikayet ettiğini görüyoruz. İşte bu durumdakilere hastalıklı organizasyonlar diyoruz.
Bu tür sorunlu organizasyonlarla sık sık karşılaşıyoruz.
Bunun sonucu ise iyi yönetilmeyen kurumlar, yaptığı iş işkenceye dönüşmüş çalışanlar ve aldığı hizmetten mutsuz olan müşterilerdir.
Peki bir kurumun iyi yönetilmediğini ve hastalıklı organizasyona dönüştüğünü nasıl anlayacağız?
Bu kez kurumların yönetiminde, iş süreçlerinde ve insan kaynaklarındaki belirtilerin neler olabileceği üzerinde duralım...
İş Süreçleri için hedef ve performans göstergelerinin belirlenmemesi
Ancak bazı organizasyonlarda hedeflerin belirlenmediğini, ölçülmediğini ve dolayısıyla neyin doğru neyin yanlış gittiğinin anlaşılamadığını görüyoruz. Bu durumda yanlışlar düzeltilememekte, süreçlerin yöneticilerinde ise rehavet ve keyfiyet oluşmaktadır. Birçok kurumsal yapının en basit sorunu budur. Özetle nereye gideceği belli olmadığı için hiç bir rüzgar gemiye yardım edememektedir.
Süreçlerin ve yetki alanlarının belirgin olmaması
Süreçlerin ve yetki alanlarının açık şekilde belirlenmemesi, organizasyon verimliliğin en büyük düşmanıdır. Böyle kurumlarda, birimler ve çalışanlar işler kendilerine sevk edildiğinde; sürekli şekilde bu iş bizimle ilgili değil, aslında şu birimin işi veya bu işin benimle ne ilgii var şeklinde söylenir.
Kurumsal kültür oluşmamış ve herşey yazılı kurallar haline getirilmek zorunda kalınıyor
Kurumsal ve sağlıklı organizasyonlarda görev ve sorumluluklar iyi yapılandırıldığından kişilere bağımlı olmadan işler kendiliğinden ilerler. Hata oranları azalır ve yapılan işlerin yazılı kurallara dönüştürülmesine gerek kalmaz. Organizasyonda işler bir orkestra gibi muntazam şekilde çalışır.
Astlarına bağımlı hale geliş yönetici sendromu
Bir kurumda yöneticiler astlarına bağımlı hale gelmişse burada iyi yönetimden bahsedilemez. Bu durumun yönetim bilgisi eksikliği, işe alım süreçlerindeki sorunlar veya işle ilgili teknik bilgi yetersizliği nedeniyle oluşması muhtemeldir. Bu durum yaygın hale geldiğinde ciddi sorunlara yol açmaktadır. Astların kendi amaçlarına yönelik yönlendirmeler yapması nedeniyle yanlış kararlar alınması, yöneticinin belirli kişilere bağımlı hale gelmesi ve işleri bilmediğinden üstlerine doğru bilgi verememesine neden olur. İşler süreç içinde teknik bilgisi yüksek belirli kişilere kayar ve adaletsiz bir iş dağılımı oluşması kaçınılmaz hale gelir.
Standart işler için talimat beklenmesi
Sağlıklı işleyen organizasyonlarda rutin olarak yapılan işler ve takvim bellidir. İşlerin buna göre birimlerde yapılıp üst makama gelmesi gerekirken sorunlu yapılarda standart işler dahi talimat, zorlama, izleme ve hatırlatma yapılmadan yöneticilerin önüne kendiliğinden gelmez. Sonuç; aksayan süreçler ve gerçekleşmeyen hedeflerdir.
Çalışanlar kurumsal vizyon ve yaptığı işler hakkında bilgi sahibi değil
Başarısız organizasyonların bir ortak özelliğide çalışanların kurum vizyonu ve hedefleri hakkında bilgi sahibi olmamasıdır. Bu durumda çalışanlar yaptıkları işlerin kurumsal hedeflere nasıl bir katkı sağladığını bilemezler. Sonuç, çalışanların motivasyon ve performans kaybıdır.
Yöneticiler tarafından başarılı işler değil ilişkiler ödüllendiriliyor
İyi yönetilen kurumlarda taltif ve takdir gören şey başarılı işler ve kurumsal hedeflere sağlanan katkı olursa çalışanlar bu alana motive olurlar. Aksi halde kurumsal hedefler değil kurulan ilişkiler devreye girer ve organizasyonu zehirler.
Personel istihdamının objektif ihtiyaç ve işe alma süreçlerine bağlanmaması
Bu durum en büyük organizasyon hastalıklarının ana nedenidir. Hemen hemen diğer tüm sorunlarla bağlantılıdır. Zaman içerisinde çalışan kalitesinin düşmesine neden olduğu gibi mevcut çalışanların performansının da düşmesine neden olur.
Görevde yükselme süreçlerinin objektif kurallara bağlanmaması
İşe alma süreçleri ile birlikte görevde yükselme süreçleri de objektif kriterlere bağlanmazsa kişisel değerlendirmeler ve karmaşa devreye girmekte çalışan motivasyonu azalmaktadır. Bu konuda organizasyonda hangi objektif kriterlere göre değerlendirme yapıldığı herkes tarafından bilinmelidir.
İzin ve görevlendirme gibi yönetim yetkilerinin cezalandırma aracı olarak kullanılması
İyi işleyen kurumlarda kurumsal hedefler ve performans göstergelerine göre başarı belirlenir ve ödüllendirilir. İyi yönetilmeyen kurumlarda ise sistem eksikler üzerinden cezalandırma şekinde yürür. Bunun en basit yöntemi ise görevlendirme ve izin yetkilerinin kullanılmasıdır.
Personel devir hızının yüksek olması
Personel devir hızının sebepsiz yere ve sürekli yüksek seyretmesi organizasyonda bir şeylerin yolunda gitmediğinin önemli göstergelerindendir.
Personel arasında sorunlar ortaya çıkması
Sağlıklı işleyen organiasyonlarda personel iletişiminde konu kurumsal hedefler ve işlerdir. Hastalıklı organizasyonlarda ise konu işler değil her türlü olumsuz durum, ilişkiler ve kişiler haline gelir. Dedikodu egemen hale gelir ve personel birbiriyle uğraşmaya başlar.
Şimdi çalıştığınız kurumu değerlendirin.
Bu durumlardan bazıları nadiren kurumunuzda görülüyorsa tedavi için umut var demektir. Sorunlu alanları tesit edip bir plan dahilinde o alanlara yönelik geliştirme yapmalısınız.
Ancak bunların tamamı bizde var diyorsanız durum vahim demektir.
Bu durumda, organizasyon yapısından başlamak üzere tüm süreçleri ve kuralları yenilemelisiniz ki inanın bu söylendiği kadar kolay bir iş değildir...
Belki bu bile yeterli olmayabilir.
Esas olan kurumları iyi yönetip bu duruma getirmemektir...
sgk rehberi
